Objectivo

Dar apoio administrativo à Direcção Geral da Empresa

Qualificação Académica, Competências e Abilidades

• Experiência comprovada como secretária executiva, Assistente Administrativo ou cargo similar
• Proficiência em Microsoft Office
• Experiência prática em equipamento de escritório (por exemplo, máquinas de fax e impressoras)
• Atitude e aparência profissional
• Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita na Lingua Portuguesa e Ínglesa
• Capacidade de ser criativo e dinâmico quando surgir um problema
• Excelentes habilidades organizacionais
• Habilidades de execução de diversas tarefas e gestão de tempo, com capacidade de priorizar tarefas
• Conduta de atendimento ao cliente
• Diploma do ensino médio;

Principais responsabilidades:

• Receber visitantes na recepção cumprimentando e dando as boas-vindas; encaminhar e anunciar devidamente cada um;
• Atender e encaminhar os telefonemas recebidos;
• Assegurar realização de cartas institucionais para entidades públicas e privadas e outros documentos protocolares inerentes à actividade da empresa
• Receber, organizar e distribuir diariamente a correspondência/entregas;
• Fornecer informações básicas e exactas pessoalmente e por telefone/e-mail
• Manter a segurança do escritório ao seguir procedimentos de segurança e ao controlar o acesso de visitantes;
• Fazer o pedido de material de escritório e manter inventário de estoque
• Actualizar agendas e marcar reuniões;
• Fazer reservas de viagens e acomodações;
• Manter registros atualizados das despesas e custos do escritório;
• Realizar outras obrigações de escritório, tais como cuidar do arquivo, tirar fotocópias, fazer tarefas de transcrição;
• Outras funções de administração de acordo com o que lhe for solicitado.

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